Zo hou je tijd over

13 september 2023

Je ‘Zoomt’ van vergadering naar vergadering, belt vanuit je auto afspraken af en hebt al dagen geen mail meer gelezen. Je hebt het zo druk, dat je niet eens tijd hebt om een tijd-managementcursus te volgen. Daarom tien tips om meer te doen in minder tijd.

Een van de allerbeste Time Management-boeken is het ook in het Nederlands vertaalde Getting Things Done van David Allen. De prijs van het boek en de tijd die je nodig hebt om het te lezen verdien je direct terug door alle trucs die je leert. Het boek is niet voor niets al jarenlang een bestseller. Maar tot je dat boek hebt gelezen, hier vast wat tips waarmee je direct aan de slag kunt. Zo hou je tijd over.

Tip 1

Stel niet uit

Uitstellen kost meer tijd dan je denkt. Mensen die uitstellen hebben de neiging om hun gedachten lang te laten gaan over niet-afgemaakte of niet-uitgevoerde taken. Vaak zijn het juist de kleine dingen die je een overbelast gevoel geven. Daardoor kun je je minder goed concentreren op belangrijke zaken. Maak een lijst van al die kleine dingen die je moet doen, reserveer wat tijd en handel ze één voor één af.

Tip 2

Maak gebruik van je biologisch ritme

Je biologisch ritme, of biologische klok, bepaalt niet alleen je slaap- en waakritme, maar ook je bloeddruk, je hartslag en je hersenactiviteit. Het vertoont in principe een ritme van 24 uur. In die 24 uur zijn er tijden dat je meer concentratie hebt en tijden dat je vermoeid raakt. En vermoeidheid is een belangrijke tijdverslinder. Tussen elf uur ’s ochtends en één uur ’s middags hebben de meeste mensen veel energie. Tussen drie en vijf uur ’s middags volgt er nog een tweede energiepiek. Verdoe die niet door twee uur lang je teennagels te lakken als je aan time management wilt doen. Probeer al het denkwerk en lastige klussen in die tijd te doen. Wissel ook af tussen inspannend werk en ‘domme klusjes’. Door die afwisseling spaar je je energie.

Overigens verschillen de tijden voor ochtend- en avondmensen. Hou zelf bij wanneer jouw optimale tijd is.

Tip 3

Vergader niet te veel

Vergaderingen zijn beruchte tijdrovers.

Zorg dat de reden voor de vergadering duidelijk is. Is dat brainstormen, informatie uitwisselen of beslissingen nemen?
Vraag je af: Waarom zit ik hier? Misschien hoef je niet bij elke vergadering te zijn. Denk aan je time management.
Spreek af hoeveel tijd je per agendapunt hebt.
Kies een voorzitter die zaken in het gareel kan houden, zeker als je online vergadert.
Wees besluitvaardig. Wat moet er gedaan worden, door wie en wanneer?

Tip 4

Het 80/20-principe

Tijdgebrek bestaat niet, zegt de auteur van het boek Het tachtig/twintig-principe. “We gebruiken maar twintig procent van onze tijd goed. Volgens het 80/20-principe zouden we een tweedaagse werkweek kunnen hebben, als we tweemaal zoveel tijd besteedden aan de bovenste 20 procent van onze activiteiten.” Het 80/20-principe wil zeggen dat je 80 procent van je prestaties bereikt in 20% van je tijd. Om meer te doen in minder tijd, zul je middelen die weinig effect sorteren moeten vervangen door middelen met veel effect. Maak voor jezelf een lijstje met laagwaardige en hoogwaardige tijdsbesteding en probeer de eerste zoveel mogelijk te vervangen door de tweede.

Laagwaardige tijdsbesteding

Zaken die andere mensen van je gedaan willen hebben
Zaken waarin je eigenlijk niet zo goed bent
Zaken waaraan je geen plezier beleeft
Zaken die altijd onderbroken worden

Hoogwaardige tijdsbesteding

Zaken die je altijd al hebt willen doen
Zaken waarbij de verhouding tussen tijd en resultaten al 20/80 is
Zaken waarbij je je creativiteit benut
Zaken die je anderen kunt laten doen, met een voor jou relatief lage inspanning

Bestel hier

Tip 5

Breng lucht in je agenda

Houd ruimte in je agenda voor onverwachte gebeurtenissen. Dat is de beste vorm van time management. Maak elke week een halve dag vrij, daarnaast elke maand een dag en laat elk kwartaal een week open in je agenda. Dat is geen tijd die je kost wat kost moet vrijhouden, maar tijd die je kunt gebruiken voor extra opdrachten, uitgelopen projecten, crises en dingen die uit de lucht komen vallen. Zie die extra tijd als een kapitaal dat je op de bank hebt en dat je kunt aanspreken wanneer dat nodig is. In feite plan je op die manier het ongeplande werk waardoor je efficiënter werkt.

Tip 6

Leer nee zeggen zonder een zeur te zijn!

Maak je collega’s duidelijk dat je soms nee kan zeggen zonder gelijk een zeurpiet te zijn. Oefen in vriendelijk nee zeggen en leg desnoods uit waarom iets kan wachten. Mensen durven vaak geen nee te zeggen tegen hun klanten. Ze geloven niet dat klanten ook maar gewone mensen zijn, die wel begrijpen als iets een keer moet wachten. Zeg gewoon: Ik ga u aan het eind van de week terugbellen en doe dat ook. Negentig procent van de mensen gaat daarmee akkoord.

Tip 7

Lees geen onnodige e-mail en andere berichten

Veel werknemers ontvangen zo’n 50 tot 150 e-mails per dag. Het beantwoorden daarvan kost meer tijd dan veel mensen beseffen. Volgens een Amerikaanse onderzoeksbureau gaat dertig procent van de tijd die werknemers aan e-mail besteden verloren aan nutteloze berichten. Gelukkig zijn er handige trucs om je e-mail beheersbaar te houden.

Verwerk alle binnengekomen e-mail binnen 24 uur.
Maak verschillende mappen waarin je de mail kunt opbergen. Maak bijvoorbeeld per project een map, een map voor privé-mail en een map met eventueel weg te gooien e-mails. Berg alles zo snel mogelijk op in mappen of gooi het weg.
Installeer een spam-filter
Zorg dat je het beantwoorden van je mail clustert. Dus niet de hele dag door, maar bijvoorbeeld elk uur een blokje van tien e-mails lezen, beantwoorden en opbergen.
Berg nieuwsbrieven direct op en schrijf je uit bij nieuwsbrieven die je toch nooit leest.
Lees e-mailberichten niet twee keer.

Tip 8

Leer delegeren

Delegeren kost tijd. Maar het is tijd die je later terugwint. Als je gestructureerd iemand traint om bepaalde taken van je over te nemen, hou je tijd over voor andere dingen. Zoals een lekker kopje thee:)

Tip 9

Maak lijstjes

Maak lijstjes met dingen die je op een dag of in een week wilt doen. De kritiek die veel mensen daarop hebben, is dat ze het zo druk hebben, dat ze geen tijd hebben om op hun lijstjes te kijken. Maak je lijst daarom niet te lang. Schrijf de drie belangrijkste dingen die je die dag wil doen op en kijk aan het begin van de middag nog eens naar je lijstje. Gebruik het als houvast en niet als keurslijf.

Schrijf aan het eind van de week op wat je aan het begin van de week wil doen. Dan hoef je op maandagochtend niet te denken: Wat kwam ik hier ook alweer doen? Bovendien ga je het weekend in zonder je zorgen te maken over werk dat nog niet af is. Zet geen onbelangrijke zaken, zoals planten water geven, op je lijstje.

Tip 10

Ruim op

Mensen met een kantoorbaan besteden gemiddeld zes weken per jaar aan het zoeken van spullen. Dat is niet goed voor je time management. Je bureau en kast opruimen geeft je al een enorme tijdwinst. Zorg dat de spullen die je het meest nodig hebt bij je in de buurt liggen. Op je bureau horen alleen die papieren te liggen waarmee je op dat moment bezig bent.

Ruim ook je post op. Laat post niet langer dan een of twee dagen liggen. De meeste poststukken die binnenkomen moeten slechts één keer door je handen gaan. Bedenk dus bij elk stuk wat je ermee gaat doen: beantwoorden, tijdelijk opbergen, doorsturen, weggooien of definitief opbergen. en op het gebied van opruimen is er natuurlijk maar één echt groot voorbeeld, en dat is Marie Kondo. Google haar principes of lees een van haar boeken vol supergoeie opruimtips.

Tekst Manon Sikkel, Beeld Getty Images