7 manieren om productiever te zijn
7 mei 2018
Voor veel mensen is deze week een korte werkweek. Er zijn verschillende manieren om productiever te zijn. Wat werkt is voor iedereen anders.
Heb jij deze manieren al een keer geprobeerd?
1. Neem vaker een pauze
Urenlang doorploeteren zorgt ervoor dat je minder presteert, meer fouten maakt en uiteindelijk langer doet over je taak. Vaker pauzeren loont. Volgens Italiaans onderzoek leidt de zogeheten Pomodoro-techniek (een methode om je tijd in blokjes te hakken, met behulp van een timer) tot meer productiviteit: 25 minuten geconcentreerd werken, gevolgd door vijf minuten pauze. Na vier pomodoro’s neem je een langere time-out. Dit heeft geen negatieve invloed op je productiviteit: je brein werkt namelijk efficiënter wanneer de tijd dringt.
2. Stel prioriteiten
Manage je tijd door prioriteiten te stellen. Verdeel je activiteiten in de vier categorieën:
1 = noodzaak
Noodgevallen, spoedvergaderingen, last-minute deadlines, nijpende problemen, onvoorziene gebeurtenissen.
2 = buitengewone productiviteit
Werk waarmee je vooruitgang boekt, belangrijke doelstellingen, creatief denken, preventie, planning, relaties opbouwen, leren en vernieuwen.
Blok 3 = afleiding
Onnodige onderbrekingen en rapportages, irrelevante vergaderingen, kleine problemen van anderen en onbelangrijke e-mails en telefoontjes.
Blok 4 = verspilling (uitstel van executie)
Drukdoenerij, vluchtgedrag, overmatige ontspanning, televisie, internet.
Voor optimale productiviteit:
• Probeer activiteiten uit blok 1 en 3 tot het minimum te beperken.
• Schrap de bezigheden uit blok 4
• Breng zoveel mogelijk tijd door met dingen uit blok 2.
Uit: De 5 keuzes voor buitengewone productiviteit, Stephen Covey.
3. Sta een uur eerder op
Nee, níet om langer te werken, maar omdat het een topkwaliteitsuur is waarin je onafgebroken bezig kunt zijn omdat de rest van de wereld nog slaapt. Ideaal voor een inbox-detox. 'Wanneer je van 8.00 tot 16.00 uur werkt, krijg je meer gedaan dan wanneer je van 9.00 tot 17.00 uur zou werken', aldus Mark Tigchelaar. 'Dit heeft met dat ene uurtje te maken waarin je ongestoord kunt knallen.' Het proberen waard.
4. Pas de tweeminutenregel toe
David Allen, auteur van de bestseller Getting things done, pleit voor de tweeminutenregel: doe de klusjes die twee minuten duren direct. Zo slibt je agenda niet dicht met korte to do’s. Dit soort kleine klusjes opschrijven en inplannen kost bovendien meer tijd dan de actie zelf.
5. Zet notificaties uit
Concentratie is zo ongeveer een synoniem voor productiviteit. Als je een lage concentratie hebt, is je productiviteit ook ver te zoeken. Per dag verliezen we meer dan twee uur door gebrek aan concentratie en onderbrekingen: notificaties van e-mail, social media, online spelletjes, Spotify. Allemaal leuk, maar meestal niet relevant op dat specifieke moment. Notificaties zijn bedoeld om je te onderbreken. Zet de notificaties uit en check pas ‘s avonds wie jouw Facebook-post heeft geliked.
6. Leer jezelf routines aan
Hoe minder je hoeft na te denken, hoe beter je kunt nadenken Aan je hersencapaciteit zit een limiet. Per dag kun je een beperkte hoeveelheid beslissingen nemen. Hoe meer je nadenkt over alledaagse kwesties, hoe minder hersencapaciteit er overblijft voor belangrijke beslissingen. Wanneer je na een drukke dag je brein hebt ‘opgebruikt’, ben je amper nog in staat om de simpelste knopen door te hakken. Besparen op je hersencapaciteit kan met routines en checklists. Leg spullen op een vaste plek en zorg voor een opgeruimde omgeving/werkplek.
7. Hanteer het OHIO-principe
OHIO staat voor: Only Handle It Once. Heel simpel: doe een taak met aandacht en doe hem één keer. Stel, tijdens het werken zie je een mail van Kim binnenkomen. Je klikt ‘m even aan, leest hem vluchtig en denkt: daar reageer ik straks wel op, en gaat weer verder. Op dat moment blijft Kim in je achterhoofd rondzingen. Dit kost een deel van je hersencapaciteit. Een uur later ga je terug naar Kims mail en lees je hem voor de tweede keer. Het OHIO-principe werkt als Tinder: je beslist in no time of je iemand leuk vindt of niet – dus of je iets doet of niet. Natuurlijk vraagt een werkmail soms meer nadenktijd. In dat geval plan je bedenktijd in je agenda in, zodat het je werkgeheugen niet dubbel belast.
Bron: Archief
