Meer doen in minder tijd
5 juni 2023
Je zoomt van vergadering naar vergadering, belt vanuit je auto afspraken af en hebt al dagen geen mails of apps kunnen lezen. Je hebt het zo druk, dat je niet eens tijd hebt om een tijd-managementcursus te volgen. Daarom tien tips om meer te doen in minder tijd.
Tip 1
Stel niet uit
Uitstellen kost meer tijd dan je denkt. Mensen die uitstellen hebben de neiging om hun gedachten lang te laten gaan over niet-afgemaakte of niet-uitgevoerde taken. Vaak zijn het juist de kleine dingen die je een overbelast gevoel geven. Daardoor kun je je minder goed concentreren op belangrijke zaken. Maak een lijst van al die kleine dingen die je moet doen, reserveer wat tijd en handel ze één voor één af.
Tip 2
Maak gebruik van je biologisch ritme
Je biologisch ritme, of biologische klok, bepaalt niet alleen je slaap- en waakritme, maar ook je bloeddruk, je hartslag en je hersenactiviteit. Het vertoont in principe een ritme van 24 uur. In die 24 uur zijn er tijden dat je meer concentratie hebt en tijden dat je vermoeid raakt. En vermoeidheid is een belangrijke tijdverslinder. Tussen elf uur ’s ochtends en één uur ’s middags hebben de meeste mensen veel energie. Tussen drie en vijf uur ’s middags volgt er nog een tweede energiepiek. Verdoe die niet door twee uur lang postzegels te plakken. Probeer al het denkwerk en lastige klussen in die tijd te doen. Wissel ook af tussen inspannend werk en ‘domme klusjes’. Door die afwisseling spaar je je energie.
Overigens verschillen de tijden voor ochtend- en avondmensen. Hou zelf bij wanneer jouw optimale tijd is.
Tip 3
Vergader niet te veel
Vergaderingen zijn beruchte tijdrovers.
- Zorg dat de reden voor de vergadering duidelijk is. Is dat brainstormen, informatie uitwisselen of beslissingen nemen?
- Vraag je af: Waarom zit ik hier? Misschien hoef je niet bij elke vergadering te zijn.
- Spreek af hoeveel tijd je per agendapunt hebt.
- Kies een voorzitter die zaken in het gareel kan houden.
- Wees besluitvaardig. Wat moet er gedaan worden, door wie en wanneer?
Tip 4
Het 80/20-principe
Tijdgebrek bestaat niet, zegt de auteur van het boek Het tachtig/twintig-principe. “We gebruiken maar twintig procent van onze tijd goed. Volgens het 80/20-principe zouden we een tweedaagse werkweek kunnen hebben, als we tweemaal zoveel tijd besteedden aan de bovenste 20 procent van onze activiteiten.” Het 80/20-principe wil zeggen dat je 80 % van je prestaties bereikt in 20% van je tijd. Om meer te doen in minder tijd, zul je middelen die weinig effect sorteren moeten vervangen door middelen met veel effect. Maak voor jezelf een lijstje met laagwaardige en hoogwaardige tijdsbesteding en probeer de eerste zoveel mogelijk te vervangen door de tweede.
Laagwaardige tijdsbesteding
- Zaken die andere mensen van je gedaan willen hebben
- Zaken waarin je eigenlijk niet zo goed bent
- Zaken waaraan je geen plezier beleeft
- Zaken die altijd onderbroken worden
Hoogwaardige tijdsbesteding
- Zaken die je altijd al hebt willen doen
- Zaken waarbij de verhouding tussen tijd en resultaten al 20/80 is
- Zaken waarbij je je creativiteit benut
- Zaken die je anderen kunt laten doen, met een voor jou relatief lage inspanning
Tip 5
Breng lucht in je agenda
Houd ruimte in je agenda voor onverwachte gebeurtenissen. Maak elke week een halve dag vrij, daarnaast elke maand een dag en laat elk kwartaal een week open in je agenda. Dat is geen tijd die je kost wat kost moet vrijhouden, maar tijd die je kunt gebruiken voor extra opdrachten, uitgelopen projecten, crises en dingen die uit de lucht komen vallen. Zie die extra tijd als een kapitaal dat je op de bank hebt en dat je kunt aanspreken wanneer dat nodig is. In feite plan je op die manier het ongeplande werk waardoor je efficiënter werkt.
Tip 6
Leer nee zeggen zonder een zeur te zijn
Maak je collega’s duidelijk dat je soms nee kan zeggen zonder gelijk een zeurpiet te zijn. Oefen in vriendelijk nee zeggen en leg desnoods uit waarom iets kan wachten. Mensen durven vaak geen nee te zeggen tegen hun klanten. Ze geloven niet dat klanten ook maar gewone mensen zijn, die wel begrijpen als iets een keer moet wachten. Zeg gewoon: Ik ga u aan het eind van de week terugbellen en doe dat ook. Negentig procent van de mensen gaat daarmee akkoord.
Tip 7
Lees geen onnodige e-mail
Veel werknemers ontvangen zo’n 50 tot 150 e-mails per dag. Het beantwoorden daarvan kost meer tijd dan veel mensen beseffen. Volgens een Amerikaanse onderzoeksbureau gaat dertig procent van de tijd die werknemers aan e-mail besteden verloren aan nutteloze berichten. Gelukkig zijn er handige trucs om je e-mail beheersbaar te houden.
- Verwerk alle binnengekomen e-mail binnen 24 uur.
- Maak verschillende mappen waarin je de mail kunt opbergen. Maak bijvoorbeeld per project een map, een map voor privé-mail en een map met eventueel weg te gooien e-mails. Berg alles zo snel mogelijk op in mappen of gooi het weg.
- Installeer een spam-filter die aanbiedingen voor viagra en loose weight while you sleep-mails voor je weggooit.
- Zorg dat je het beantwoorden van je mail clustert. Dus niet de hele dag door, maar bijvoorbeeld elk uur een blokje van tien e-mails lezen, beantwoorden en opbergen.
- Maak een standaard-tekst waarin je mensen vraagt om geen e-mail-grappen te sturen.
- Berg nieuwsbrieven direct op en schrijf je uit bij nieuwsbrieven die je toch nooit leest.
- Print e-mailberichten alleen als het strikt noodzakelijk is.
- Wil je snel antwoord op een bericht, geef dat aan in de titel of vink het aan.
- Lees e-mailberichten niet twee keer.
Tip 8
Leer delegeren
Delegeren kost tijd. Maar het is tijd die je later terugwint. Als je gestructureerd iemand traint om bepaalde taken van je over te nemen, hou je tijd over voor andere dingen.
Tip 9
Maak lijstjes
Maak lijstjes met dingen die je op een dag of in een week wilt doen. De kritiek die veel mensen daarop hebben, is dat ze het zo druk hebben, dat ze geen tijd hebben om op hun lijstjes te kijken. Maak je lijst daarom niet te lang. Schrijf de drie belangrijkste dingen die je die dag wil doen op en kijk aan het begin van de middag nog eens naar je lijstje. Gebruik het als houvast en niet als keurslijf.
Schrijf aan het eind van de week op wat je aan het begin van de week wil doen. Dan hoef je op maandagochtend niet te denken: Wat kwam ik hier ook alweer doen? Bovendien ga je het weekend in zonder je zorgen te maken over werk dat nog niet af is. Zet geen onbelangrijke zaken, zoals planten water geven, op je lijstje.
Tip 10
Ruim op
Mensen in kantoren – ook met ene thuiskantoor – besteden gemiddeld zes weken per jaar aan het zoeken van spullen. Je bureau en archief opruimen geeft je al een enorme tijdwinst. Zorg dat de spullen die je het meest nodig hebt bij je in de buurt liggen. Op je bureau horen alleen die papieren te liggen waarmee je op dat moment bezig bent.
Ruim ook je post op. Laat post niet langer dan een of twee dagen liggen. De meeste poststukken die binnenkomen moeten slechts één keer door je handen gaan. Bedenk dus bij elk stuk wat je ermee gaat doen: beantwoorden, tijdelijk opbergen, doorsturen, weggooien of definitief opbergen.
Lees ook: een lesje time management
Tekst Santé, beeld GettyImages, bron Adigo Consulting
Tip van de redactie
In Vaarwel, spullen verkent Fumio Sasaki de filosofie achter het minimalisme en geeft hij een aantal eenvoudige regels die je kunnen helpen een simpeler, gelukkiger en waardevoller leven te leiden. Hij vertelt hoe een minimalistische levensstijl niet alleen je leefruimte en gedachtewereld vergroot, maar uiteindelijk je leven verrijkt. Voor meer info klik op onderstaande button.
